Jak přehledně skladovat dokumenty

By | 15.11.2015

Všechny podnikatelské subjekty v České republice musí po dobu stanovenou příslušnými zákony archivovat účetní i daňové doklady a dokumenty.

V této souvislosti je třeba věnovat pozornost hlavně zákonům o účetnictví, o archivnictví a spisové službě a o dani z přidané hodnoty. Firma rozhodne, zda bude doklady skladovat v papírové podobě, nebo na CD, ale je nutné, aby byly po celou dobu archivace čitelné.

Pokud své dokumenty nesvěříte archivační společnosti, potřebujete vymezený prostor s regály, do kterých umístíte účetní doklady a dokumenty obvykle v šanonech a seřadíte je tak, aby kontroloři mohli snadno dohledat jakoukoliv listinu.

Vybavte sklad dokumentů precizně, je to nadlouho

Dnes je na trhu množství speciálního nábytku a pomůcek, které usnadní skladování dokumentů a zajistí jejich přehlednost, když nastane doba skartace. I tak to ovšem vyžaduje prostor, čas a plánování: výroční zprávu a účetní uzávěrku je nutné archivovat 10 let, účetní doklady, inventurní soupisy a rozvrhy 5 let a mzdové listy či účetní záznamy související s důchodovým pojištěním dokonce 30 let. Plátci DPH jsou povinni 10 let uchovávat daňové doklady pro stanovení daně. Po uplynutí zákonem stanovené doby lze některé dokumenty skartovat, ale pouze s povolením příslušného úřadu.

Jak udržet pořádek na pracovním stole

Než se dokumenty dostanou do skladů, putují po pracovních stolech. Bohužel na některých z nich vytvoří takové štosy, že jsou mnohdy nedohledatelné. Jak na to, aby to nebyl váš případ? Abyste nemuseli zažívat horké chvilky s nervózním šéfem za zády?

Na stole si nechte jen věci každodenní potřeby – diář, zápisník, papír na poznámky, telefon a mobil, funkční psací potřeby v rozumném množství, případně kancelářskou sešívačku, sponky, razítko, kalkulačku.

Po ruce mějte materiály, na nichž zrovna pracujete. Ty, které teprve přijdou na řadu, pojmou stohovatelné odkladače a zásuvky. Přibývající papíry je třeba denně roztřídit do složek. Ostatní kancelářské potřeby uložte do zásuvek nebo na polici v dosahu pracovního stolu.

Je prokázáno, že uklizený pracovní stůl zaručí dokonalý přehled o úkolech a podstatně efektivnější práci. Důležité je samozřejmě i optimální uspořádání osvětlení a počítačové sestavy, přičemž horní hrana monitoru má být ve výšce očí.

Nejoblíbenější jsou psací stoly ve tvaru písmene L, které nabízí dostatek místa pro práci na počítači i s papírovými dokumenty. Pro zpříjemnění sezení za stolem slouží zdravotní židle či různé doplňky jako poličky, stojánky, nástěnky nebo barevné přepážky.