Má smysl digitalizovat? 67 % zaměstnanců tvrdí, že ano – když to firma dělá správně
Mluví se o ní všude, ale dokáže skutečně posunout vaši firmu? Ne každá změna vede k lepším výsledkům – klíčové je zaměřit se na kroky, které dávají smysl právě ve vašem oboru. Vyhněte se zbytečným chybám a zjistěte, jak digitalizaci uchopit tak, aby se vám vyplatila. Přečtěte si náš článek a inspirujte se.
Chystáte se digitalizovat firmu? Digitalizace vám může ušetřit hromadu času, zbavit vás zbytečného papírování a udělat pořádek v procesech. Žádná zbytečná teorie, pojďme si prakticky ukázat, co je potřeba udělat, aby vaše firma zvládla digitalizaci bez stresu a chaosu – a hlavně tak, aby to mělo smysl.
1. Začněte u sebe – co ve firmě potřebuje změnu?
Než se pustíte do samotné digitalizace, zastavte se a podívejte se na fungování vaší firmy kriticky.
- Kde to drhne?
- Ztrácíte čas na manuálním zpracování papírových dokumentů?
- Máte chaos v datech, která se nacházejí v různých tabulkách a složkách?
- Nebo vám trvá komunikace se zákazníky déle, než by měla?
Na začátku je důležité udělat si přehled. Vytvořte seznam oblastí, které potřebují vylepšení – může to být digitalizace dokumentů, automatizace procesů nebo lepší sdílení dat. Všechno napište, protože tyto konkrétní body budou základem pro vaši digitalizační strategii.
Zajímavost: Podle průzkumu společnosti Deloitte až 45 % malých a středních firem neví, kde při digitalizaci začít, a proto jejich pokusy často ztroskotají už na začátku. Přitom dobrý plán vám může ušetřit až 30 % nákladů.
Tip: Přečtěte si článek (www.tovarnik.cz), který nabízí zajímavé informace o tom, jak zhodnotit přínos digitalizace ve firmě.
2. Dejte si cíl – co chcete digitalizací dosáhnout?
Bez jasného cíle se budete snadno ztrácet.
- Chcete snížit množství papírování?
- Usnadnit zaměstnancům práci s daty?
- Zrychlit vyřizování objednávek?
Každý z těchto cílů potřebuje trochu jiný přístup. Například pokud řešíte digitalizaci dat, investujte do spolehlivého cloudového úložiště, které vám umožní přístup k informacím odkudkoliv. Pokud vás trápí neefektivní řízení procesů, zvažte automatizační software, který zvládne opakované úkoly za vás. Důležité je, aby váš cíl byl konkrétní, měřitelný a dosažitelný.
3. Zapojte tým, aby digitalizace nebyla jen „něco shora“
Pokud chcete, aby změny ve firmě fungovaly, potřebujete své lidi na své straně. Mluvte s nimi o tom, proč je digitalizace procesů důležitá, a hlavně jim ukažte, jak jim to usnadní práci. Nikdo nechce slyšet, že „to bude lepší pro firmu“. Každý chce vědět, že díky tomu nebude muset hledat dokumenty hodinu v šuplíku nebo ručně opisovat data do tabulek.
Nezapomeňte na školení. Když zavádíte nové technologie, vysvětlete lidem, jak s nimi pracovat, a dejte jim prostor se ptát. Čím lépe to budou chápat, tím rychleji se novinky stanou součástí každodenní praxe.
Zajímavost: Studie PwC ukázala, že 67 % zaměstnanců vnímá digitalizaci jako příležitost ke zjednodušení jejich práce – pokud jim vedení změny správně vysvětlí a dá podporu.
4. Vyberte technologie, které vám budou skutečně sedět
Na trhu je dnes nepřeberné množství řešení, která slibují revoluci v práci – od systémů na digitalizaci dokumentů až po komplexní ERP systémy pro řízení celé firmy. Ale pozor, není nutné kupovat to nejdražší nebo největší. Zaměřte se na nástroje, které odpovídají velikosti vaší firmy a skutečným potřebám.
Pokud například potřebujete zrychlit schvalování faktur, jednoduchý nástroj pro automatizaci dokumentů může stačit. Jestli hledáte lepší způsob sdílení dat, zvažte platformy jako Microsoft 365 nebo Google Workspace. A hlavně si nechte poradit od odborníků – špatně zvolená technologie může způsobit víc problémů než užitku.
Tip: Při výběru technologií myslete také na kybernetickou bezpečnost. Data jsou často to nejcennější, co máte, a jejich ochrana musí být prioritou.
5. Testujte, testujte, testujte
Než spustíte novinky naplno, otestujte je na malém týmu nebo oddělení. Získáte zpětnou vazbu, která vám ukáže, co funguje a co je potřeba doladit. Testování vám také pomůže vyhnout se větším problémům při plošném zavedení.
Důležité je i nastavení realistického harmonogramu. Nečekejte, že změny proběhnou přes noc. Dejte si čas na postupnou implementaci, a pokud narazíte na problémy, řešte je okamžitě.
Zajímavost: Podle Gartneru až 70 % digitalizačních projektů selže právě kvůli nedostatečnému testování nebo uspěchanému zavádění změn.
6. Sledujte výsledky a buďte připravení na změny
Po zavedení digitalizace práce nekončí. Sledujte, jak se změny promítají do vašich cílů – ušetřili jste čas? Zlepšila se komunikace? Pokud zjistíte, že něco nefunguje, hledejte nové cesty. Digitalizace není jednorázový proces, ale dlouhodobý závazek k lepší efektivitě.
Nemusí být složitá ani drahá. Pokud si uděláte jasný plán, zapojíte svůj tým a zvolíte správné technologie, můžete z ní udělat svého nejlepšího pomocníka. Hlavně začněte – malé kroky často vedou k velkým výsledkům.
