Co vše zvládá asistent v menších firmách

Spolehlivý asistenti patří k nejdůležitějším zaměstnancům každé malé i střední firmy. Jde totiž o univerzální pracovníky, kteří denně řeší různorodé úkoly. Co vše takový asistent v menší firmě pravidelně zvládá?

Základem je organizace času nadřízených

Hlavní pracovní náplní asistentů bývá organizace času nadřízených kolegů. Činnost spočívá především v domlouvání schůzek a jiných povinností a jejich pečlivém evidování v kalendáři. Asistent může zpracovávat také to-do listy a upozorňovat na blížící se termíny některých úkolů.

Kromě toho, že je nutné udržet ve věcech pořádek, je v tomto ohledu důležitá i schopnost komunikace. Asistent či asistentka mohou při domlouvání volných termínů pro schůzky či telefonáty komunikovat i s obchodními partnery, kolegy nebo třeba příbuznými nadřízeného pracovníka. Vlídné a srozumitelné jednání je nezbytné.

Také administrace bývá součástí pracovní náplně

Asistenti jsou hojně využíváni i jako pomocní administrativní pracovníci. Každodenní agendou tak může být vyřizování e-mailů, telefonátů nebo třeba správa objednávek od zákazníků.

Vedle toho mohou asistenti zpracovávat účetní a daňové doklady, podklady ke smlouvám či příjem a odeslání pošty. Kromě toho mohou mít asistenti na starost archivaci a organizaci důležitých dokumentů. V případě, že je něco potřeba dohledat, často mají největší přehled o tom, kde se daný dokument nachází. Jestliže ale ve vaší firmě již nemá asistent pro administrativní činnost dostatečnou časovou kapacitu, můžete využít online služby pro podnikatele. Virtuální kancelář může základní administrativu řešit za vás.

Správa marketingových kanálů

Asistenti často bývají mladšího věku, a tak dobře rozumí nástrojům, se kterými mohou mít manažeři či majitelé firem problémy. Protože ale v menších firmách nebývá prostor pro marketingový tým, může i tato povinnost spadnout na asistenta.

Asistent či asistentka tak může řešit přidávání příspěvků na sociální sítě nebo na blog na firemních webových stránkách.

Organizace večírků a teambuildingů

Velice zábavnou náplní práce asistentek a asistentů může být organizace nejrůznějších událostí. Třeba letního teambuildingu nebo vánočního večírku. Může jít o nalezení vhodného termínu, místa konání i náplně dne a večera.

Příprava nápojů, nakupování zásob

Nezbytnou součástí pracovní náplně asistentů stále bývá také příprava kávy pro nadřízené pracovníky či pro obchodní partnery a klienty, kteří přicházejí na schůzku. Suplují i funkci recepce ve velkých firmách. Vedle toho by měli asistenti zajistit, že v kanceláři vždy budou všechny potřebné suroviny, potraviny a nápoje. K nakupování zásob patří samozřejmě i objednávání kancelářských či hygienických potřeb.